Opbygning af ledelsessystemer

Kravene mht. dokumentation af styring og sikring af kvalitet, fødevaresikkerhed, lovlighed og GMP m.m. på fødevareområdet og beslægtede områder er mangfoldige. Kravene er f.eks. udtrykt i en af de anerkendte standarder som f.eks. ISO 22000 eller ISO 9001 eller kan være beskrevne i specifikke - og ofte ret omfattende - myndighedskrav. Mange kundespecifikke krav kan være udtrykt i standarder som f.eks. den britiske BRC - Global Standard for Food Safety (British Retailer Consortium) eller den tysk/fransk/italienske IFS (International Food Standard).

Visse mærkningsordninger stiller også specifikke krav til virksomhedens ledelsessystem, det gælder f.eks. den hastigt udbredte MSC ordning (bæredygtigt fiskeri) og det danske økologikontrolmærke.

Ud over ovennævnte er der i mange virksomheder et behov for at interne virksomhedsspecifikke krav tilgodeses og opfyldes via virksomhedens ledelsessystem.

Smiley-One tilbyder hjælp i forbindelse med opbygning og implementering af ledelsessystemer. Hvad enten din virksomhed ønsker et certificeret ledelsessystem i henhold til en eller flere af ovennævnte standarder og/eller et system hvor andre krav tilgodeses, kan vi sikre, at ledelsessystemet er tilpasset din virksomhed og understøtter enkle og effektive forretningsgange og kommunikationsveje med et minimum af bureaukrati samtidig med at det indgår i en integreret sammenhæng med virsomhedens andre systemer.

Optimering af ledelsessystemer

Virksomhedernes arbejde med til stadighed at kunne leve op til de mange og ofte mere og mere omfattende og komplekse krav, der stilles enten fra myndigheder, kunder eller anden side kan nemt resultere i at ledelsessystemerne bliver bureaukratiske, ressourcekrævende og ineffektive, ikke arbejder tilstrækkeligt sammen og som måske tilmed ikke er i overensstemmelse med den overordnede strategi, der er valgt. I mange tilfælde kan der ske det, at der udvikles "under"-systemer, der ikke er underlagt den fornødne styring eller man risikerer at medarbejdernes motivation falder, fordi formålet med f.eks. at foretage tidskrævende registrerings- og kontrolarbejde tabes af syne for den enkelte og måske endda er unødvendigt.

I en sådan situation har man brug for at få det fornødne overblik til at sikre at det vigtige og værdiskabende i virksomhedens forretningsgange og processer bibeholdes mens aktiviteter, der ikke skaber værdi elimineres.

Smiley-One kan tilbyde at gennemgå og analysere virksomhedens praksis og derigennem opstille handlingsplaner med henblik på at gennemføre mere effektive arbejdsprocesser i et optimalt samspil med hinanden, hvor sammenhængen mellem strategi og praksis er på plads.

Sparring og rådgivning

det daglige skal en fødevarevirksomhed forholde sig til mange forskellige emner og områder som f.eks. allergener, sporbarhed, tilbagetrækning, tilsætningsstoffer, migration, risikovurderinger, mærkning foruden den store mængde lovstof, der forefindes på fødevareområdet. dette område har ofte stor bevågenhed og i mange situationer kræves det at der handles hurtigt og effektivt.

Smiley-One kan tilbyde ad hoc rådgivning og sparring indenfor fødevaresikkerhedsområdet. Herved opnås at virksomheden altid har en kompetent rådgiver ved hånden, der hjælper med at færdiggøre opgaver, der ellers tit får lov at blive liggende i en hektisk hverdag, og at opgaverne afsluttes med den fornødne dokumentation.

Analyse af ledelsessystemer

Mange virksomheder bliver i dag stillet overfor krav om certificering eller opfyldelse af specifikke kundekrav el. lign., og selvom de fleste virksomheder har en eller anden form for ledelses- eller egenkontrolsystem i forvejen, kan det ofte være vanskeligt at få et konkret overblik over, hvad det er der skal til for at kunne leve op til de nye krav og hvordan man bedst muligt får det til at hænge sammen med det eksisterende system

I andre tilfælde kan en virksomhed ønske at få optimeret sine systemer, f.eks. fordi der er op til flere "under"-systemer der enten ikke hænger tilstrækkeligt sammen med hinanden eller overlapper for meget. Dette kan bl.a. resultere i at der overdokumenteres, således at arbejdskraften ikke anvendes optimalt.

Hvad enten I står foran at skulle certificeres op mod en standard eller leve op til andre dokumenterede krav, kan vi gennemgå og analysere jeres system. En konsulent fra Smiley-One gennemgår jeres virksomhed og jeres dokumentation og interviewer nøglemedarbejdere i virksomheden. På denne baggrund udarbejder vi en handlingsplan, der giver et komplet og konkret overblik over, hvad der skal til for at leve op til de opstillede krav. Herved sikres det, at I kan gå i gang med det videre arbejde uden unødigt forbrug af ressourcer og med det rette focus.

Lej en kvalitetschef

Mange mindre virksomheder har brug for en kvalitets- eller egenkontrolansvarlig, der dog ikke behøver være i virksomheden hver dag. Ved at leje en lejlighedsvis kvalitetschef får I mulighed for at kunne trække på en kompetent medarbejder fra Smiley-One. Flere større virksomheder med egen kvalitetschef har måske brug for en hånd mere til specifikke opgaver og også her kan vi bistå på professionel vis og på jeres præmisser.

En del virksomheder har opbygget certificerede ledelsessystemer efter f.eks. ISO 9001, ISO 22000, BRC eller IFS. Arbejdet med at vedligeholde systemerne kan være omfangsrigt og kræver derfor mange ressourcer, og nogle virksomheder har derfor brug for en hånd ekstra i forbindelse med specifikke opgaver som f.eks. afholdelse af HACCP-møder, ledelsens evaluering eller ved virsomhedens interne audits.

Vi har stor erfaring på dette område og får hurtigt et indgående kendskab til jeres virksomhed og kan derfor effektivt fungere i denne outsourcede funktion med et minimalt ressourceforbrug.